1

Allgemein

Richtlinien, die sich nicht einem Formblatt des Vergabehandbuches zuordnen lassen, sind hier dargestellt. Richtlinien mit direktem Bezug zu einzelnen Formblättern sind den jeweiligen Formblättern zugeordnet.

2

Ausführungsunterlagen (§ 3 VOB/B)

2.1

Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer ist auf seine Mitwirkungspflichten nach § 3 Abs. 5 VOB/B vor dem Beginn der Ausführung hinzuweisen. Es ist darauf zu achten, dass er die Vorlagepflichten für von ihm zu beschaffende Unterlagen (z. B. Bauzeiten-, Werkstatt- und Montagepläne) termingerecht erfüllt.

2.2

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Die in § 3 VOB/B festgelegten Mitwirkungspflichten des Auftraggebers sind nicht auf bauausführende Auftragnehmer übertragbar. Sie können nur vom Auftraggeber unmittelbar oder durch die mit der Bauüberwachung beauftragten freiberuflich Tätigen wahrgenommenen werden und sind zur Vermeidung von sonst möglichen Schadensersatzansprüchen rechtzeitig wahrzunehmen.

Die Aushändigung von Ausführungsunterlagen und Wahrnehmung der übrigen Mitwirkungspflichten des Auftraggebers sind im Bautagebuch, ansonsten in den Bauakten zu vermerken.

3

Ausführung (§ 4 VOB/B)

3.1

Leistungsinhalt

Der Auftragnehmer hat seine Leistungen unter seiner eigenen Verantwortung nach dem Vertrag zu erbringen. Dazu gehören auch Werkstatt-/ Montagepläne, Bedienungsanleitungen etc. Deshalb sind vom Auftraggeber oder seinen Erfüllungsgehilfen diesbezüglich keine Freigaben, Anerkenntnisse oder sonstige Rechtserklärungen abzugeben.

Besteht bei der Leistungserbringung seitens des Auftragnehmers Klärungsbedarf, so ist dieser im Rahmen der Kooperationspflichten zu erledigen.

3.2

Überwachung der Bauausführung

3.2.1

Ist die Überwachung der vertragsgemäßen Bauausführung freiberuflich Tätigen übertragen, so hat die Baudurchführende Ebene deren ordnungsgemäße Bauüberwachung regelmäßig zu kontrollieren.

3.2.2

Bei den Erdarbeiten ist besonders darauf zu achten, ob die Beschaffenheit des Bodens mit der Leistungsbeschreibung übereinstimmt. Bei Abweichungen sind die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen über die vorhandenen Bodenverhältnisse unverzüglich und schriftlich zu treffen.

3.2.3

Während der Bauausführung ist ein Bautagebuch z. B. nach Formblatt Bautagebuch 411 zu führen.

3.3

Bedenken des Auftragnehmers gegen Anordnungen des Auftraggebers (§ 4 Abs. 3 VOB/B)

3.3.1

Auch eine mündliche Erklärung von Bedenken kann den Auftragnehmer von der Haftung befreien, wenn seine Darlegungen eindeutig sind. Mündlich geäußerte Bedenken sind sofort im Bautagebuch zu vermerken. Der Auftragnehmer ist aufzufordern, die Bedenken schriftlich begründet mitzuteilen.

3.3.2

Die zu erklärten Bedenken getroffene Entscheidung ist dem Auftragnehmer schriftlich mitzuteilen.

3.3.3

Lösen begründete Bedenken eines Auftragnehmers Vertragsänderungen aus, ist eine schriftliche Nachtragsvereinbarung 523 zu treffen. Sofern die Vergütung angepasst werden muss, ist nach dem Leitfaden zur Vergütung bei Nachträgen 510 zu verfahren.

3.3.4

Ergeben sich dabei auch Änderungen gegenüber der baufachlich genehmigten und haushaltsmäßig anerkannten ES - Bau sowie der EW - Bau, ist Abschnitt E Nrn. 4.2 und 5 RBBau zu beachten.

3.4

Beachtung der Eigenleistungsverpflichtung/Weitervergabe von Bauleistungen an Nachunternehmer (§ 4 Abs. 8 VOB/B)

3.4.1

Auf die Erfüllung der Eigenleistungsverpflichtung (als Eigenleistung gelten auch die im Rahmen einer EU-Vergabe von benannten Unternehmen zu erbringenden Leistungen) ist besonders zu achten. Bei Abweichungen ist entsprechend § 4 Abs. 8 Nr. 1 Satz 4 VOB/B vorzugehen (vgl. Nr. 3.4.2). Hat ein Auftragnehmer im Angebotsschreiben erklärt, die Leistungen im eigenen Betrieb auszuführen, darf ihm eine Zustimmung zum Nachunternehmereinsatz grundsätzlich nicht erteilt werden. Die Zustimmung darf ausnahmsweise nur erteilt werden, wenn nach dem Vertragsabschluß eingetretene unabwendbare Umstände vom Auftragnehmer nachgewiesen werden und die erforderliche Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) trotz des Nachunternehmereinsatzes erhalten bleibt. Die Bauausführende Ebene hat die Voraussetzungen zur Erteilung der Zustimmung zu prüfen und die getroffene Entscheidung in den Bauakten schriftlich zu begründen. Sie hat zu beachten, dass die Vereinbarungen nach den Zusätzlichen Vertragsbedingungen 215 Nr. 6 erfüllt werden.

Im Rahmen der Bauüberwachung ist die Einhaltung der Vereinbarungen zum Nachunternehmereinsatz zu kontrollieren. Es ist darauf zu achten, dass nur die aufgrund des Vertrages zugelassenen Nachunternehmer auf der Baustelle tätig sind.

3.4.2

Setzt der Auftragnehmer vertragswidrig Nachunternehmer ein, ist die Fortführung der Arbeiten durch diese zu untersagen und die Ausführung der Leistung im eigenen Betrieb zu fordern. In der Regel ist eine angemessene Frist zur Aufnahme der Leistung im eigenen Betrieb zu setzen. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass die Nichterfüllung dieser Pflicht Auswirkungen auf die Beurteilung seiner Zuverlässigkeit haben wird.

3.4.3

Die Verfolgung von Verstößen gegen arbeits-, sozial- und steuerrechtliche Vorschriften obliegt den dafür zuständigen Behörden.

Besteht aufgrund von Auffälligkeiten auf der Baustelle der Verdacht, dass Arbeitskräfte illegal beschäftigt werden, sind die für die Verfolgung zuständigen Behörden unverzüglich zu unterrichten.

3.4.4

Bekannt gewordene Verstöße gegen Vertragsbedingungen, die Eigenleistungsverpflichtung sowie gegen arbeits-, sozial- und steuerrechtliche Vorschriften begründen i. d. R. Zweifel an der Zuverlässigkeit des Auftragnehmers, die in den Bauakten detailliert zu vermerken und bei künftigen Vergabeverfahren zu berücksichtigen sind.

4

Ausführungsfristen (§ 5 VOB/B)

4.1

Vertragsfristen und Einzelfristen

siehe Richtlinien zu 214 Nr. 1.

4.2

Änderung von Vertragsfristen

Sollen Vertragsfristen (z. B. wegen Änderung der Bauleistung) verändert werden, so sind die neuen Fristen unverzüglich mit dem Auftragnehmer schriftlich zu vereinbaren, sobald die zeitlichen Auswirkungen der Leistungsänderung auf den Bauablauf sicher festgestellt werden können.

Sofern die Vertragsfrist nach Datum bestimmt ist, soll möglichst erneut ein nach Datum bestimmter Endtermin vereinbart werden.

Wegen der Auswirkung einer Fristverlängerung auf Vertragsstrafen siehe Nr. 10.4.

4.3

Überschreitung von Vertragsfristen

Sind Vertragsfristen nach Kalenderdatum (als Endtermin) bestimmt, gerät der Auftragnehmer bei Terminüberschreitung ohne Mahnung in Verzug.

Ist kein Datum für einen Anfangs- und Endtermin bestimmt, tritt Verzug ein, wenn im Vertrag ein Zeitraum (z. B. nach Tagen, Wochen oder Monaten) bestimmt ist und die Leistung in diesem Zeitraum nach Aufforderung durch den Auftraggeber nicht erbracht wurde.

4.4

Voraussetzungen der Kündigung wegen Verzuges

Bevor der Vertrag nach § 8 Abs. 3 VOB/B gekündigt werden kann, muss dem Auftragnehmer schriftlich eine angemessene Nachfrist zur Vertragserfüllung gesetzt und erklärt werden, dass ihm nach fruchtlosem Ablauf dieser Nachfrist der Auftrag entzogen wird. Bei Überschreitung von Vertragsfristen kann diese Erklärung mit einer Mahnung verbunden werden.

5

Behinderung und Unterbrechung der Ausführung (§ 6 VOB/B)

5.1

Verfahren bei Behinderung

5.1.1

Wenn der Auftragnehmer anzeigt, er sei in der Bauausführung behindert, oder Umstände erkennbar werden, die zu Behinderungen führen könnten, sind die relevanten Sachverhalte so genau im Bautagebuch zu vermerken, dass eine zweifelsfreie Dokumentation des Sachverhaltes erfolgt. Gleiches gilt, wenn der Auftragnehmer die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten verzögert.

5.1.2

Fordert der Auftragnehmer eine Verlängerung der Ausführungsfrist nach § 6 Abs. 2 VOB/B und / oder Schadensersatz nach § 6 Abs. 6 VOB/B, ist unverzüglich festzustellen und in den Bauakten zu vermerken, inwieweit die behaupteten Voraussetzungen tatsächlich vorliegen, insbesondere ob die hindernden Umstände rechtzeitig schriftlich angezeigt wurden oder ob Tatsachen mit hindernder Wirkung für den Auftraggeber offenkundig waren. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, sind die Forderungen zeitnah schriftlich begründet zurückzuweisen.

5.1.3

Schadensersatzansprüche nach § 6 Abs. 6 VOB/B sind an die Voraussetzung geknüpft, dass ein Vertragspartner die hindernden Umstände zu vertreten hat. Bei Behinderung infolge höherer Gewalt oder anderer unabwendbarer Umstände sind Schadenersatzansprüche ausgeschlossen.

5.1.4

Der entstandene Schaden muss konkret nachgewiesen werden. Sofern Stillstandskosten überhaupt als Schaden in Betracht kommen können, dürfen Abschreibungssätze aus Baugerätelisten oder ähnlichen der Kalkulation dienenden Hilfsmitteln als Nachweis nicht anerkannt werden.

5.1.5

Wegen der Beteiligung der Fachaufsicht führenden Ebene - z. B. in Fällen von Entschädigungsforderungen eines Auftragnehmers - siehe Richtlinien 100 Nr. 2.3.

6

Verteilung der Gefahr (§ 7 VOB/B)

Beruft sich der Auftragnehmer auf § 7 VOB/B, ist die Mitwirkung der Fachaufsicht führenden Ebene herbeizuführen (siehe Richtlinien 100 Nr. 2.3).

7

Kündigung durch den Auftraggeber (§ 8 VOB/B)

7.1

Zustimmung der Fachaufsicht führenden Ebene

Vor der Kündigung eines Vertrages ist immer die Zustimmung der Fachaufsicht führenden Ebene einzuholen (siehe Richtlinien 100 Nr. 2.1).

7.2

Zahlungseinstellung, Insolvenzverfahren

7.2.1

Die Fachaufsicht führende Ebene ist unverzüglich zu unterrichten, wenn ein Auftragnehmer die Zahlungen eingestellt hat oder die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über sein Vermögen beantragt worden ist.

Dabei sind für jeden Auftrag anzugeben:

-

die von dem Auftragnehmer durchzuführende Leistung mit Angabe der Liegenschaft und der Baumaßnahme,

-

die Höhe der Auftragssumme einschließlich der Nachträge,

-

der Leistungsstand,

-

die Höhe der geleisteten Zahlungen,

-

Zahlungsansprüche des Auftragnehmers,

-

Ansprüche Dritter, z. B. auf Grund von Abtretungen,

-

Ansprüche des Auftraggebers (auch Mängelansprüche),

-

Art und Höhe der vom Auftragnehmer geleisteten Sicherheiten.

Lässt sich die Höhe der Ansprüche und Verbindlichkeiten nicht genau feststellen, sind zunächst Schätzwerte anzugeben. Die genauen Beträge sind sobald wie möglich nachzumelden.

Diese auftragsbezogenen Daten sind auch zu melden, wenn die Fachaufsicht führende Ebene die Baudurchführende Ebene über Zahlungseinstellungen/Insolvenzverfahren unterrichtet hat.

7.2.2

Sobald abzusehen ist, dass die Zahlungseinstellung oder das Insolvenzverfahren die Erfüllung des Vertrages gefährden, ist zu prüfen, ob der Vertrag nach § 8 Abs. 2 VOB/B gekündigt werden soll.

7.3

Ausführung durch einen Dritten

Wird die Weiterführung der Arbeiten nach einer Kündigung einem Dritten übertragen, ist darauf zu achten, dass vom bisherigen Auftragnehmer zu erstattende Mehrkosten wegen der bestehenden Schadensminderungspflicht so niedrig wie möglich gehalten werden, z. B. durch Einholung mehrerer Angebote oder Verhandlungen mit ehemals am Wettbewerb beteiligten Bietern.

7.4

Schwere Verfehlungen des Auftragnehmers

Über schwere Verfehlungen des Auftragnehmers (z. B. bei einem begründeten Verdacht auf Bestechung oder bei falschen Angaben) ist die Fachaufsicht führende Ebene unverzüglich zu unterrichten.

8

Kündigung durch den Auftragnehmer (§ 9 VOB/B)

Setzt der Auftragnehmer eine Nachfrist und/oder droht eine Kündigung des Vertrages an, ist die Fachaufsicht führenden Ebene unverzüglich zu unterrichten.

9

Haftung der Vertragsparteien (§ 10 VOB/B)

Entsteht bei der Ausführung von Bauleistungen ein Schaden, ist die Sachverhaltsermittlung unbedingt vor dem Verlust von Beweismitteln (z. B. durch Baufortschritt) durchzuführen und zu dokumentieren.

10

Vertragsstrafe (§ 11 VOB/B)

10.1

Berechnungsgrundlage

Berechnungsgrundlage für die Vertragsstrafe ist die im Auftragsschreiben genannte Auftragssumme ohne Umsatzsteuer; Beträge für Instandhaltungsleistungen bleiben unberücksichtigt.

10.2

Voraussetzungen des Verzuges

Wegen der Voraussetzungen des Verzuges siehe Nr. 4.3.

10.3

Vorbehalt der Vertragsstrafe

Der Vorbehalt, die vereinbarte Vertragsstrafe zu verlangen, ist in das Abnahmeprotokoll aufzunehmen, auch wenn bei der Abnahme noch nicht eindeutig feststeht, ob der Auftragnehmer die Überschreitung der Vertragsfristen zu vertreten hat.

10.4

Vertragsstrafe bei Fristverlängerung

Wenn eine Änderung der Vertragsfristen vereinbart worden ist, hat der Auftragnehmer die Vertragsstrafe bei Überschreitung der neuen Frist zu entrichten.

10.5

Nichteinbehalt der Vertragsstrafe

Wenn trotz Überschreitung der Vertragsfristen eine vereinbarte Vertragsstrafe aus Rechtsgründen nicht einbehalten werden soll, ist die Fachaufsicht führende Ebene zu beteiligen.

11

Geltendmachen und Durchsetzen von Mängelansprüchen (§ 13 VOB/B)

11.1

Mängelrüge

Das Verlangen nach Beseitigung eines Mangels der Vertragsleistung (Mängelrüge) ist schriftlich zu erklären. Allgemein gehaltene Mängelrügen reichen nicht aus. In der Mängelrüge sind Art und Ort des Mangels so genau wie möglich zu benennen. Zugleich ist der Auftragnehmer aufzufordern, den Mangel innerhalb einer vom Auftraggeber festzusetzenden angemessenen Frist zu beseitigen.

Das Recht, die Beseitigung eines Mangels zu verlangen, verjährt mit Ablauf der Regelfrist des § 13 Abs. 4 VOB/B bzw. der abweichend hiervon im Vertrag vereinbarten Frist. Die Frist beginnt am Tag nach der Abnahme der Vertragsleistung.

11.2

Mängelbeseitigungsanspruch

Die Bauausführende Ebene hat vor dem Eintritt der Verjährung sicherzustellen, dass die Ansprüche des Auftraggebers auf

-

Beseitigung des gerügten Mangels oder

-

Kostenerstattung bei Mängelbeseitigung durch Dritte oder

-

Minderung oder

-

Schadensersatz

entweder rechtzeitig erfüllt oder gerichtlich geltend gemacht werden, sofern die Verjährungsfrist nicht aus anderen Gründen unterbrochen werden kann (Nr. 11.4.4).

11.3

Abnahme und Verjährungsfrist für Mängelbeseitigungsleistung

Vor der Abnahme ist der Auftragnehmer für seine behauptete vertragsgemäße Leistungserbringung beweispflichtig; die Beweispflicht für im Abnahmeprotokoll aufgeführte Mängel und geringe Restarbeiten liegt beim Auftraggeber.

Durch eine Abnahme wird der Erfüllungsanspruch zum Mängelbeseitigungsanspruch; dies gilt auch für Restarbeiten.

Abnahme der Mängelbeseitigungsleistung: siehe Richtlinien zu 442 und 443 Nr. 2.

Für den Anspruch auf Beseitigung eines Mangels ist zu beachten, dass am Tag nach dem Zugang der Mängelrüge beim Auftragnehmer eine neue Verjährungsfrist für die beanstandete Leistung beginnt. Sie endet nach § 13 Abs. 5 VOB/B nach zwei Jahren, nicht aber vor Ablauf der Regelfrist bzw. der vertraglich vereinbarten Frist. Bei Schadenersatzansprüchen ist die abweichende Verjährungsfrist nach § 13 Abs. 7 Nr. 4 VOB/B zu beachten.

Die Verjährungsfrist für die Mängelansprüche hinsichtlich der Mängelbeseitigungsleistung beginnt am Tag nach der Abnahme dieser Leistung. Sie endet nach 2 Jahren, jedoch nicht vor Ablauf der Regelfrist nach § 13 Abs. 4 VOB/B oder der an ihrer Stelle vereinbarten Frist (siehe Richtlinien zu 214 Nr. 6.2).

Für das Geltendmachen und Durchsetzen der Ansprüche gelten die Nrn. 11.1, 11.2 und 11.4.3 entsprechend.

11.4

Besonderheiten beim Durchsetzen der Ansprüche

11.4.1

Mängelbeseitigung durch Dritte

Wird der Mangel innerhalb der in der Mängelrüge gesetzten Frist nicht beseitigt, ist unverzüglich zu prüfen, ob dem Auftragnehmer eine Nachfrist für die Mängelbeseitigung gesetzt werden soll oder ob der Mangel durch einen Dritten auf Kosten des Auftragnehmers beseitigt werden soll.

Sofern die Beseitigung des Mangels einem Dritten übertragen werden soll (§ 13 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B) ist immer zu prüfen, ob

-

Art und Ort des Mangel genau benannt wurde (siehe Nr. 11.1),

-

die Beseitigung des Mangels gegenüber dem bisherigen Auftragnehmer schriftlich verlangt, und

-

hierfür eine angemessene Frist gesetzt wurde und diese abgelaufen ist.

Bei der Beauftragung eines Dritten ist darauf zu achten, dass vom bisherigen Auftragnehmer zu erstattende Mehrkosten wegen der bestehenden Schadensminderungspflicht so niedrig wie möglich gehalten werden, z. B. durch Einholung von Angeboten oder Verhandlungen mit ehemals am Wettbewerb beteiligten Bietern.

Es ist sicherzustellen, dass der Kostenerstattungsanspruch gegen den bisherigen Auftragnehmer innerhalb der in Nr. 11.2 genannten Frist entweder erfüllt oder gerichtlich geltend gemacht wird.

11.4.2

Minderungsrechte

Verweigert der Auftragnehmer ausnahmsweise berechtigt eine Mängelbeseitigung nach § 13 Abs. 6 VOB/B, ist seitens der Baudurchführenden Ebene durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer die Vergütung entsprechend zu mindern (siehe auch § 638 BGB).

11.4.3

Beweissicherung

Bestreitet der Auftragnehmer bei oder nach Abnahme, dass ein Mangel vorliegt, dieser auf seine Leistung zurück geht oder dass er zur Beseitigung des Mangels verpflichtet ist, oder beseitigt er einen Mangel trotz Aufforderung nicht und ist zu befürchten, dass der Nachweis des Mangels oder seiner Ursachen erschwert oder vereitelt wird, so ist ein selbständiges Beweisverfahren nach § 485 ZPO über die für die Prozessvertretung des Auftraggebers zuständigen Stelle (siehe auch § 18 Abs. 1 VOB/B) zu veranlassen.

11.4.4

Unterbrechung der Verjährung bzw. Hemmung des Ablaufs der Verjährung

Droht nach der Rüge eines Mangels die Verjährungsfrist abzulaufen bevor die Ansprüche des Auftraggebers erfüllt worden sind, ist möglichst der Neubeginn der Verjährungsfrist durch schriftliches Anerkenntnis des Auftragnehmers herbeizuführen.

Ansonsten ist zumindest eine Hemmung des Ablaufs der Verjährungsfrist durch ein selbständiges Beweisverfahren nach § 485 ZPO oder durch Klageerhebung zu bewirken.

Tritt unmittelbar vor Ablauf der Verjährungsfrist ein Mangel auf, der den Schluss nahe legt, dass weitere Mängel der gleichen Art entstehen können, ist eine Vereinbarung zur Verlängerung der Verjährungsfrist für die Teile der Leistung anzustreben, für die weitere Mängel erwartet werden. Wird eine Vereinbarung verweigert, ist noch rechtzeitig vor Fristablauf über die Fachaufsicht führende Ebene ein Selbständiges Beweisverfahren beim zuständigen Gericht zu beantragen.

11.5

Wirkung der Verjährung

Der Ablauf der Verjährungsfrist führt nicht zum Erlöschen der Ansprüche des Auftraggebers. Der Auftragnehmer ist lediglich berechtigt, die Leistung zu verweigern indem er die Einrede der Verjährung erhebt. Deshalb muss auch die Beseitigung solcher Mängel gefordert werden, die erst nach Ablauf der Verjährungsfrist festgestellt werden.

11.6

Bemessen der Fristen

Die Fristen werden nach §§ 186-193 BGB berechnet. Für den Beginn rechnet nach § 187 Abs. 1 BGB der Tag der Abnahme bzw. des Zugangs der schriftlichen Mängelrüge nicht mit. Die Frist beginnt am Tage nach der Abnahme bzw. dem Zugang der schriftlichen Mängelrüge, z. B.

Verjährungsfrist

Tag der Abnahme

Fristbeginn

Fristende

4 Jahre

01.03.2007

02.03.2007  0.00 Uhr

01.03.2011  24.00 Uhr

11.7

Mitwirkung der Fachaufsicht führenden Ebene

Bei der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen (§ 13 Abs. 7 VOB/B), der Vorbereitung zur möglichen Einleitung eines selbständigen Beweisverfahrens nach § 485 ZPO und bei Unterbrechung von Verjährungsfristen bzw. Hemmung des Ablaufs der Verjährung ist die Fachaufsicht führende Ebene zu beteiligen.

12

Abrechnung (§ 14 VOB/B)

12.1

Prüfbarkeit der Rechnung

Sofort nach Eingang jeder Art von Rechnung (Abschlags-, Vorauszahlung-, Schluss- und Teilschlussrechnung sowie Stundenlohnrechnung) ist zu prüfen, ob die zur Beurteilung des Leistungsumfangs erforderlichen Unterlagen vollständig und zweifelsfrei sind und ob die Rechnung so aufgestellt ist, dass sie den Zusätzlichen Vertragsbedingungen 215 (analog Rahmenvertrag und VOL) entspricht.

Ist dies nicht der Fall, ist die Rechnung unverzüglich schriftlich zurückzuweisen. Die Gründe für die Zurückweisung sind darzulegen; auf die Nichtprüfbarkeit ist hinzuweisen.

12.2

Fristsetzung

Wenn der Auftragnehmer innerhalb der Frist des § 14 Abs. 3 VOB/B keine prüfbare Rechnung eingereicht hat, ist ihm schriftlich eine angemessene Frist mit dem Hinweis zu setzen, dass nach deren Ablauf die Rechnung auf seine Kosten aufgestellt wird.

12.3

Leistungsfeststellung und Leistungserfassung

12.3.1

Nach Nr. 5 der Allgemeinen Regelungen für Bauarbeiten jeder Art (ATV DIN 18299) ist die Leistung aus Zeichnungen zu ermitteln, soweit die ausgeführte Leistung diesen Zeichnungen entspricht. Sind solche Zeichnungen nicht vorhanden, ist die Leistung in der Regel gemeinsam mit dem Auftragnehmer aufzumessen und ggf. zeichnerisch festzulegen.

Eine Leistung, die durch den Baufortschritt verdeckt werden wird, ist zuvor auf vertragsgemäße Ausführung zu überprüfen und aufzumessen.

12.3.2

Das gemeinsame Aufmass stellt kein Anerkenntnis der Feststellungen über den Leistungsumfang dar.

13

Stundenlohnarbeiten (§ 15 VOB/B)

13.1

Grundsatz

Die Vergütung von Stundenlohnarbeiten setzt voraus, dass

-

die Ausführung solcher Arbeiten vor ihrem Beginn ausdrücklich vereinbart (§ 2 Abs. 10 VOB/B), und

-

dem Auftraggeber angezeigt worden ist (§ 15 Abs. 3 Satz 1 VOB/B)

Vor Abruf von Stundenlohnarbeiten ist immer zu prüfen, ob die Leistung einer bereits beauftragten Leistungsposition zugeordnet oder in einer zusätzlichen Leistungsposition festgelegt werden kann. Nur wenn beides unmöglich ist, darf eine Ausführung in Form von Stundenlohnarbeiten erfolgen.

Das Vorliegen der Voraussetzungen ist im Formblatt Vergütungszuordnung und -berechnung 521 und die Auswirkung auf die Gesamtvergütung im Formblatt Prüfungsvermerk 522 aktenkundig zu machen (siehe Leitfaden zur Vergütung bei Nachträgen 510 Nrn. 2.1.3 und 6).

Die Beauftragung, der Abruf und die Anerkennung von Stundenlohnarbeiten setzen voraus, dass es sich um Bauleistungen geringen Umfangs handelt, die überwiegend Lohnkosten verursachen.

13.2

Notwendiger Inhalt und Vorlage der Stundenlohnzettel

Es dürfen nur Stundenlohnzettel akzeptiert werden, die den detaillierten Leistungsinhalt nach § 15 Abs. 3 Satz 2 VOB/B nachvollziehbar sowie den namentlichen und funktionellen Personaleinsatz eindeutig ausweisen.

Der Auftragnehmer ist vor Beginn der Arbeiten darauf hinzuweisen, dass die Stundenlohnzettel in vorgenannter Form je nach Verkehrssitte täglich oder wöchentlich ordnungsgemäß vorzulegen sind und sich sein Vergütungsanspruch aus dem geschätzten Aufwand unter Berücksichtigung der ortsüblichen Vergütung ergibt, wenn er der Vorlagepflicht nicht ordnungsgemäß nachkommt.

13.3

Abrechnung von Stundenlohnarbeiten

Nach § 15 Abs. 4 VOB/B sind Stundenlohnrechnungen alsbald nach Abschluss der Stundenlohnarbeiten, längstens jedoch in Abständen von 4 Wochen einzureichen. Auf diese Abrechnungsbedingung ist der Auftragnehmer ebenfalls vor Beginn seiner Arbeiten hinzuweisen.

14

Zahlung (§ 16 VOB/B)

14.1

Zahlungszeitpunkt

Sämtliche Zahlungen sind so rechtzeitig anzuweisen, dass der Betrag innerhalb der Zahlungsfrist dem Konto des Zahlungsempfängers gut geschrieben wird.

14.2

Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen

14.2.1

Abschlagszahlungen sind innerhalb von 21 Kalendertagen zu leisten. Nach Ablauf dieser Frist kann der Auftragnehmer eine Nachfrist setzen, deren erfolgloses Verstreichen zu einem Anspruch des Auftragnehmers auf Verzugszinsen führt. Ohne Nachfristsetzung besteht ein Anspruch auf Verzugszinsen nach Ablauf von 30 Kalendertagen.

14.2.2

Bei Abschlagszahlungen für angelieferte Stoffe oder Bauteile und bei Vorauszahlungen ist Sicherheit in voller Höhe der betreffenden (Teil-) Leistung durch Formblatt Abschlagszahlungs­/Vorauszahlungsbürgschaft 423 zu fordern. Die Richtlinien zu 423 sind zu beachten.

14.2.3

Bei der Gewährung von Abschlagszahlungen für vertragsgemäße Leistungen ist der Wert für Stoffe und Bauteile, für die Abschlagszahlungen nach Richtlinien zu 423 geleistet worden sind, anteilig zu berücksichtigen.

14.3

Prüfung der (Teil-) Schlussrechnung; Vermeidung von Verzugszinsen für unbestrittene Guthaben

14.3.1

Zur Vermeidung von Verzugszinsen ist unverzüglich nach Eingang der Schlussrechnung festzustellen, ob sie prüfbar (vertragsgemäß aufgestellt) ist. In diesem Fall ist die Schlussrechnung zu prüfen und anschließend das geprüfte und festgestellte (mithin unbestrittene) Guthaben sofort, spätestens aber innerhalb von 30 Kalendertagen bzw. der entsprechend Nr. 4 der Besonderen Vertragsbedingungen vereinbarten Frist auszuzahlen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Auftragnehmer ohne Nachfristsetzung Verzugszinsen verlangen.

14.3.2

Verzögert sich die abschließende Prüfung, so ist das unbestrittene Guthaben als Abschlagszahlung sofort zu zahlen.

Die weitere Behandlung der übrigen bestrittenen Teile der Schlussrechnung richtet sich nach den Gegebenheiten des Einzelfalls (z. B. Mitteilung an den Auftragnehmer über nichtprüfbare Teile der Schlussrechnung, nachzuliefernde Unterlagen zu bestrittenen Forderungen des Auftragnehmers, noch nicht vereinbarte Nachtragspreise für Teilleistungen). Nach Eingang der geforderten Unterlagen bzw. Klärung der offenen Punkte ist die Rechnungsprüfung unverzüglich abzuschließen und die Schlusszahlung zu leisten.

14.3.3

Ist festgestellt, dass die Schlussrechnung nicht prüfbar ist, ist entsprechend Nr. 12.1 zu verfahren.

14.4

Einbehalt von Teilen der Vergütung

Unvollständige, vertragswidrige oder mangelhafte Leistungen berechtigen den Auftraggeber zum Einbehalt von Vergütungsanteilen, zumindest in Höhe des Doppelten des Kostenansatzes für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung bzw. für die erforderliche Mängelbeseitigung (siehe § 641 Abs. 3 BGB). Fällige Zahlungen sind entsprechend zu kürzen. Bestehen solche Ansprüche oder nicht erledigte Schadenersatzansprüche aus der Zeit der Vertragsausführung im Zeitpunkt des Verlangens des Auftragnehmers auf Austausch der Sicherheit, sind diese, soweit möglich, durch Aufrechnung zu realisieren. Andernfalls ist eine vorliegende Sicherheit ganz oder teilweise zurück zu halten und ggf. zu verwerten (vgl. Richtlinie zu 421 Nr. 2).

14.5

Preisnachlässe

14.5.1

Preisnachlässe (auch wenn sie bei der Wertung nicht berücksichtigt wurden) sind bei der Rechnungsprüfung zu berücksichtigen.

14.5.2

Preisnachlässe mit Bedingungen für Zahlungsfristen (Skonti), die im Angebot oder durch besondere Erklärung, z. B. durch besonderen Aufdruck auf der Rechnung eingeräumt werden, sind bei der Rechnungsprüfung zu berücksichtigen, wenn die Fristen so bemessen sind, dass sie bei sorgfältiger Prüfung und unter Berücksichtigung des Zahlungsweges eingehalten werden können.

Die Rechnungen sind so zügig zu bearbeiten, dass die Zahlung fristgerecht erfolgt. Die Frist beginnt am Tag nach dem Eingang der prüfbaren Rechnung bei der Vergabestelle.

14.6

Umsatzsteuer

14.6.1

Umsatzsteuer bei VOB-Verträgen mit Auftragnehmern, die weder einen Sitz noch eine Niederlassung im Inland haben

Diese Rechnungen dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen (Netto-Rechnung).

Die auf den Rechnungsbetrag entfallende Umsatzsteuer ist zu ermitteln und binnen 10 Kalendertagen nach Ablauf des Kalendervierteljahres (§ 18 Abs. 4a Umsatzsteuergesetz - UStG), in welchem die Steuer entstanden ist (§ 13b Abs. 1 UStG), beim zuständigen Finanzamt elektronisch anzumelden und abzuführen. Die ausfüllbaren Vordrucke können unter www.elster.de herunter geladen werden.

Wegen der Aufzeichnungspflichten und sonstiger Einzelheiten des Verfahrens ist mit dem zuständigen Finanzamt rechtzeitig Verbindung aufzunehmen.

14.6.2

Umsatzsteuer bei VOL-Verträgen mit im EU-Bereich ansässigen ausländischen Auftragnehmern ("innergemeinschaftlichen Erwerb")

Für die umsatzsteuerliche Abwicklung ist die Umsatzsteuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim zuständigen Finanzamt zu erfragen.

Diese Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist dem im EU-Bereich ansässigen, ausländischen Auftragnehmer mitzuteilen und ihm so anzuzeigen, dass der erworbene Gegenstand in Deutschland der Umsatzsteuer (Erwerbsbesteuerung) unterworfen werden soll.

Die Vergabestelle hat die Umsatzsteuer nach § 22 Abs. 2 Nr. 7 UStG in der jeweils geltenden Fassung abzuführen.

Der Umsatzsteuerbetrag ist am Schluss der Rechnung mit dem Steuersatz einzusetzen, der zum Zeitpunkt des Entstehens der Steuer, bei Schlussrechnungen zum Zeitpunkt des Bewirkens der Leistung gilt.

14.7

Pfändungen und Abtretungen

Vor jeder Zahlung ist zu prüfen, ob Pfändungen oder Abtretungen vorliegen.

14.8

Zahlungseinstellung, Insolvenzverfahren

Wenn der Auftragnehmer seine Zahlungen eingestellt hat oder die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über sein Vermögen beantragt worden ist, dürfen Zahlungen nur mit Zustimmung der Fachaufsicht führenden Ebene geleistet werden.

14.9

Zahlungen an Gläubiger des Auftragnehmers nach § 16 Abs. 6 VOB/B

Fordert ein Gläubiger des Auftragnehmers Zahlungen unmittelbar an sich, ohne dass zu seinen Gunsten eine Pfändung oder Abtretung vorliegt, so ist wegen des weiteren Vorgehens die Entscheidung der Fachaufsicht führenden Ebene einzuholen.

14.10 

Kennzeichnung als Schlusszahlung bei Überzahlungen und Zahlungen an Dritte

Wird bei der Prüfung der Schlussrechnung eine Überzahlung festgestellt, ist der überzahlte Betrag schriftlich zurückzufordern. Dabei ist dem Auftragnehmer zu erklären, dass keine weiteren Zahlungen geleistet werden.

Wird das Restguthaben aufgrund von Pfändungen, Abtretungen oder nach § 16 Abs. 6 VOB/B an Dritte gezahlt, ist der Auftragnehmer schriftlich darüber zu unterrichten, dass dies die Schlusszahlung ist.

Zur Unterrichtung des Auftragnehmers siehe Richtlinien zu 452.

14.11

Bezahlung der Aufwendungen aufgrund von Lohngleitklauseln

Wenn in Abschlagsrechnungen die Erstattung von Mehraufwendungen für Löhne gefordert wird, darf wegen des vereinbarten Selbstbehalts (siehe Angebot Lohngleitklausel 224 Nr. 5) Zahlung erst geleistet werden, wenn die nachgewiesenen Mehraufwendungen 0,5 v.H. der Auftragssumme überschritten haben.

14.12

Rückforderung bei Überzahlungen

Überzahlungen sind nach den §§ 812 ff. BGB zurückzufordern. Für die Rückforderung gilt Zusätzliche Vertragsbedingungen 215 Nr. 15 (analog Rahmenvertrag und VOL).

Die Verjährungsfrist von 3 Jahren (§ 195 BGB) beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem

-

der Anspruch entstanden ist und

-

der Auftraggeber als Gläubiger von Anspruch begründenden Umständen und von der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§ 199 Abs.1 BGB).

Ohne Rücksicht auf die Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis verjähren mögliche Ansprüche in 10 Jahren von ihrer Entstehung an (§ 199 Abs.4 BGB).

Das bedeutet, dass sich der Auftragnehmer gegenüber allen Rückzahlungsansprüchen und Nutzungsentgeltsansprüchen des Auftraggebers auf die Verjährung berufen kann (Einrede der Verjährung), die unter den Voraussetzungen des § 199 Abs.1 BGB mit Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB oder unter den Voraussetzungen des § 199 Abs.4 BGB mit Ablauf von 10 Jahren verjährt sind.

Im Rückforderungsschreiben an den Auftragnehmer ist immer aufzunehmen: „Leisten Sie innerhalb von 14 Tagen nach Zugang des Rückforderungsschreibens nicht, befinden Sie sich ab diesem Zeitpunkt mit Ihrer Zahlungsverpflichtung in Verzug und haben Verzugszinsen gemäß §§ 247, 288 Abs. 2 BGB sowie eine Pauschale gemäß § 288 Abs. 5 BGB zu zahlen“.

14.13

Zahlungsmitteilungen an Finanzbehörden

Die Richtlinien zu 454 sind zu beachten.

14.14

Zahlungsfrist / Tag der Zahlung

Abweichende Regelungen über Beginn und Ende der Zahlungsfrist, z. B. durch Annahme eines Nebenangebotes, sind vertraglich nicht zu vereinbaren.

15

Sicherheitsleistung (§ 17 VOB/B)

15.1

Der Auftragnehmer hat die Wahl zwischen folgenden Arten der Sicherheit:

Einbehalt von Geld (§ 17 Abs. 6 VOB/B),

Hinterlegung von Geld (§ 17 Abs. 5 VOB/B) und

Stellung einer Bürgschaft (§ 17 Abs. 4 VOB/B).

Der Auftragnehmer kann im Laufe der Vertragsabwicklung die Art der Sicherheit austauschen.

Für vereinbarte Abschlagszahlungen im Sinne des § 16 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 VOB/B und vereinbarte Vorauszahlungen kann Sicherheit nur durch Bürgschaft geleistet werden.

15.2

Sicherheit durch Bürgschaft

Die Richtlinien zu 421 - 423 sind zu beachten.

15.3

Rückgabe / Austausch der Sicherheiten

Durch die Abnahme wandelt sich grundsätzlich der Anspruch auf Vertragserfüllung in einen Anspruch auf Mängelbeseitigung. Deshalb ist mit der nach Austausch vorliegenden Mängelansprüchesicherheit auch die Beseitigung bei der Abnahme festgestellter Mängel abgesichert.

Wegen des Vorgehens bei zum Zeitpunkt des Abnahmeverlangens nicht erbrachten (Teil-) Leistungen wird auf Richtlinie zu 442-443 Nummer 1.5 verwiesen.

Wegen nicht erledigter vertraglicher Schadensersatzansprüche aus der Zeit der Vertragserfüllung wird auf Nr. 14.4 und Richtlinie zu 421 Nr. 2 verwiesen.

16

Referenzbescheinigungen für das Präqualifizierungsverfahren

Referenzbescheinigungen sind in der Regel nach der Rechnungsprüfung mit Formblatt Referenzbescheinigung 444 und ausschließlich durch den Auftraggeber auszustellen. Für Referenzbescheinigungen dürfen (anstelle Formblatt 444) die Vordrucke der PQ-Stellen verwendet werden, soweit diese die gleichen Erklärungen enthalten.