Artikel 25 [Kassenmittel, Abrechnung]
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1.
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Den deutschen Behörden werden, in der Regel auch in den
Fällen des Artikels 19, die zur
Bezahlung der Kosten der Baumaßnahmen und sonstiger
unvermeidbarer Kosten erforderlichen Kassenmittel zu einem
Zeitpunkt zur Verfügung gestellt, der die Zahlung bei
Fälligkeit ermöglicht. Zu diesem Zweck leiten die
deutschen Behörden dem Hauptquartier, das die Leistungen bei
ihnen angefordert hat, spätestens 30 Tage vor Fälligkeit
eine Aufstellung der benötigten Kassenmittel zu.
Zu Artikel 25 [Kassenmittel, Abrechnung]
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1.
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Artikel 25.1 geht von dem Bestreben aus, die den deutschen
Behörden zugehenden Rechnungen mit den von den
Hauptquartier zur Verfügung gestellten Kassenmitteln
möglichst so zu bezahlen, dass dadurch nicht nur die
Berechnung von Verzugszinsen vermieden, sondern auch
mögliche Skonti genutzt werden können.
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Zur Erfüllung der Zahlungsverpflichtungen gegenüber
den Auftragnehmern leitet die deutsche Behörde - das
Bauamt oder die technische Aufsichtsbehörde in der
Mittelinstanz - eine Aufstellung der benötigten
Kassenmittel unter Angabe des Kontos möglichst
monatlich der zuständigen Dienststelle des
Hauptquartiers zu. Hierbei sind eventuelle Reste aus
vorausgegangenen Zuweisungen zu berücksichtigen. Die
zuständige deutsche Kasse erhält Durchschrift
dieser Anforderung. Danach ist wie folgt zu verfahren:
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1.1
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Nach Prüfung und Feststellung der
Auftragnehmerrechnungen sendet das Bauamt der Kasse die
Auszahlungsanordnung ohne Rechnungsbelege mit einer
Durchschrift. Eine weitere Durchschrift und eine Kopie der
Rechnungsbelege erhält das Hauptquartier.
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1.2
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Das Hauptquartier (Budfin Disbursing Officer) überweist
umgehend die benötigten Kassenmittel an die Kasse.
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1.3
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Nach Eingang der Kassenmittel zahlt die Kasse die angegebenen
Beträge aus und sendet die Durchschrift der
Kassenanordnung mit Zahlungsbestätigung an das Bauamt
zurück. Das Original der Kassenanordnung verbleibt bei
der Kasse.
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2.
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Spätestens 6 Monate nach Übernahme der fertiggestellten
baulichen Anlage legen die deutschen Behörden dem
Hauptquartier eine detaillierte Abrechnung in zweifacher
Ausfertigung vor, die durch die Originale sämtlicher bezahlten
Rechnungen ergänzt wird.
Zu Artikel 25 [Kassenmittel, Abrechnung]
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2.
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Der in Artikel 25 Abs. 2 und Artikel 25 Abs. 3 enthaltene
Begriff "Abrechnung" ist nicht identisch mit dem
im deutschen Haushaltsrecht verwendeten Begriff
„Rechnungslegung". Zur detaillierten Abrechnung
gehören Schriftstücke, die für mehrere
Kassenanordnungen die Grundlage bilden, wie
Verdingungsniederschriften, Verträge, Angebote,
Auftragsschreiben (Abschrift), Auftragsbestätigungen,
Abnahmebescheinigungen, Massenberechnungen,
Abrechnungsskizzen, Tagelohnzettel, Nachtragsvereinbarungen
usw.
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Eine Mehrfertigung dieser Unterlagen wie auch der bezahlten
Rechnungen verbleibt beim Bauamt und ist entsprechend RBBau
- K 10 - aufzubewahren.
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3.
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Ergibt sich bei den deutschen Behörden bei Abrechnung einer
Baumaßnahme ein Restbetrag, so werden die nicht verbrauchten
Ausgabemittel dem Hauptquartier zur Zurückziehung angeboten.
Das Hauptquartier zieht diese Mittel zurück.
Zu Artikel 25 [Kassenmittel, Abrechnung]
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2.
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Der in Artikel 25 Abs. 2 und Artikel 25 Abs. 3 enthaltene
Begriff "Abrechnung" ist nicht identisch mit dem
im deutschen Haushaltsrecht verwendeten Begriff
„Rechnungslegung". Zur detaillierten Abrechnung
gehören Schriftstücke, die für mehrere
Kassenanordnungen die Grundlage bilden, wie
Verdingungsniederschriften, Verträge, Angebote,
Auftragsschreiben (Abschrift), Auftragsbestätigungen,
Abnahmebescheinigungen, Massenberechnungen,
Abrechnungsskizzen, Tagelohnzettel, Nachtragsvereinbarungen
usw.
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Eine Mehrfertigung dieser Unterlagen wie auch der bezahlten
Rechnungen verbleibt beim Bauamt und ist entsprechend RBBau
- K 10 - aufzubewahren.
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