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Allgemeines

Werden gleiche Leistungen, die nach Art und Umfang genau bestimmt sind, innerhalb eines über- schaubaren Zeitraumes im Bereich mehrerer Bauämter benötigt, so ist zu prüfen, ob sie für eine Sammelvergabe geeignet sind und dadurch wirtschaftliche Vorteile erzielt werden können.

Die Fachaufsicht führende Ebene entscheidet, ob eine Sammelvergabe durchzuführen ist. Sie bestimmt ein baudurchführende Ebene (Leitvergabestelle), die für die Vergabe zuständig ist, und unterrichtet die übrigen beteiligten baudurchführenden Ebenen. Erstreckt sich der Bedarf auch auf den Bereich mehrerer Fachaufsicht führender Ebenen oder liegen andere wichtige Gründe vor, so entscheidet die zuständige oberste technische Instanz im Benehmen mit den zuständigen Ministern (Senatoren) der beteiligten Länder.

Die Zuständigkeiten der Leitvergabestelle und der anderen baudurchführenden Ebenen sind von Fall zu Fall nach Gesichtspunkten der Zweckmäßigkeit abzugrenzen, sofern in dieser Richtlinie keine Regelungen getroffen worden sind.

Dabei sind in der Regel Angelegenheiten,

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die den Sammelauftrag betreffen, von der Leitvergabestelle,

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die den einzelnen Abrufauftrag betreffen, von den örtlich zuständigen baudurchführenden Ebenen zu bearbeiten.

Für eine unverzügliche gegenseitige Unterrichtung ist Sorge zu tragen.

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Vergabe

2.1

Die Leitvergabestelle hat 

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die Vergabe vorzubereiten, insbesondere die Vergabeunterlagen aufzustellen,

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die Angebote einzuholen und zu werten,

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den Auftrag zu erteilen.

Die in der Zuständigkeitsregelung beschriebenen Aufgaben der Fachaufsicht führenden Ebene nimmt die Aufsichtsbehörde der Leitvergabestelle wahr.

2.2

Die Leitvergabestelle hat die baudurchführenden Ebenen an den Vorarbeiten zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu beteiligen.

Durch die Beteiligung ist sicherzustellen, dass alle für den Wettbewerb und die Durchführung wichtigen Fragen so rechtzeitig geklärt werden, dass eine reibungslose Vergabe und Vertragserfüllung ermöglicht wird. Es ist insbesondere Sorge zu tragen, dass die Besonderheiten, die sich durch die Ausführung an verschiedenen Orten ergeben, eindeutig und vollständig in den Vergabeunterlagen beschrieben werden und die zeitliche Abwicklung des Sammelauftrags festgelegt wird.

2.3

Die Leitvergabestelle hat die Vergabe auf den Gesamtbedarf zu erstrecken. Sie wird über die den baudurchführenden Ebenen einzeln erteilten Verpflichtungs- und Ausgabeermächtigungen unterrichtet und zugleich ermächtigt, Verpflichtungen in der Höhe der insgesamt erteilten Ermächtigungen einzugehen.

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Regelungen für die Vertragsgestaltung

3.1

In Nr. 1 der Besonderen Vertragsbedingungen 214 / 634 sind die Ausführungsfristen für die an den verschiedenen Ausführungsorten zu erbringenden Leistungen anzugeben.

In Nr. 10 der Besonderen Vertragsbedingungen ist der Text gemäß WBVB T201 aufzunehmen. Dabei sind die Leitvergabestelle und die übrigen beteiligten baudurchführenden Ebenen sowie die für die Ausführung der Leistung vorgesehenen Orte anzugeben.

3.2

Wenn es nach Art und Umfang der Gesamtleistung zweckmäßig ist, kann eine Aufteilung in Teillose vorbehalten werden.

4

Auftragserteilung/Vertragsabwicklung

Vor Erteilung des Auftrags hat die Leitvergabestelle gemeinsam mit den übrigen baudurchführenden Ebenen festzustellen, dass alle Voraussetzungen für die Erteilung und Durchführung des Sammelauftrages erfüllt sind.

Die Leitvergabestelle erteilt den Gesamtauftrag bzw. die Aufträge für die Teillose.

Die baudurchführenden Ebenen rufen die einzelnen Leistungen ab.

Sie haben

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die Durchführung der Leistungen zu überwachen 

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die Leistungen abzunehmen,

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die Rechnung hierfür zu prüfen und

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die Zahlungen anzuweisen.

Die Leitvergabestelle hat die Unterlagen für die Vergabe (z. B. Ausschreibungsbekanntmachung, Angebote, Verdingungsverhandlung, Auftrags- und Absageschreiben, Sammelauf­tragsschreiben, Abrufschreiben und Nachtragsvereinbarungen) aufzubewahren. Die baudurchführenden Ebenen erhalten je 3 Ausfertigungen des vollständigen Angebots des Auftragnehmers einschließlich sonstiger Unterlagen (Ausführungszeichnungen u. dgl.), des Auftragsschreibens sowie etwaiger Nachtragsvereinbarungen. Sie haben der Leitvergabestelle eine Abschrift der Abrufschreiben zu übersenden, die zu den Vertragsakten zu nehmen ist.

5

Änderungen des Vertrages

Für Änderungen des Vertrages ist die Leitvergabestelle zuständig und zwar auch dann, wenn die Änderung nur einzelne baudurchführende Ebenen betrifft.

Die baudurchführenden Ebenen haben die Leitvergabestelle unverzüglich zu unterrichten, sobald die Notwendigkeit von Änderungen des Vertrages erkennbar wird.

6

Zuständigkeiten bei Auseinandersetzungen mit dem Auftragnehmer

Für die Bearbeitung von Meinungsverschiedenheiten mit dem Auftragnehmer und die Gel­tendmachung von Ansprüchen aus dem Vertrag, z. B. auf Mängelansprüche, Schadensersatz, Vertragsstrafe

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ist die Leitvergabestelle zuständig, soweit die Auseinandersetzungen ihre Ursachen im Gesamtauftrag (Vergabeunterlagen) haben

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ist die örtliche baudurchführende Ebene zuständig, soweit die Auseinandersetzungen aus dem Einzelabruf entstehen, insbesondere, wenn sie durch die örtlichen Besonderheiten verursacht worden sind.

Diese Zuständigkeitsregelung gilt für Entscheidungen nach § 18 VOB/B bzw. § 19 VOL/B entsprechend.

Die Leitvergabestelle und die örtliche baudurchführende Ebene haben einander unverzüglich über derartige Auseinandersetzungen, ihre Ursachen und die für die Beurteilung wichtigen Umstände zu unterrichten.

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Rechtsstreitigkeiten

Rechtsstreitigkeiten sind grundsätzlich von der für die Leitvergabestelle zuständigen Behörde zu führen; die anderen beteiligten baudurchführenden Ebenen haben sie hierbei zu unterstützen.

Die Führung eines Rechtsstreits kann der für die örtliche baudurchführende Ebene zuständigen Behörde übertragen werden, wenn dies zweckmäßig ist, weil ausschließlich Fragen eines Einzelabrufs strittig sind und der Auftragnehmer einer Änderung der Gerichtsstandsvereinbarung zugestimmt hat.