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Verwahrung der Angebote bis zur (Er)Öffnung

Alle schriftlich zugegangenen Angebote sind auf dem Umschlag mit Datum und Uhrzeit des Eingangs zu kennzeichnen und unmittelbar, unverzüglich und ungeöffnet dem für die Verwahrung zuständigen Bediensteten zuzuleiten, der an der Vergabe nicht beteiligt sein darf. Die elektronischen Angebote müssen einen Zeitstempel der e-Vergabeplattform aufweisen und sind verschlüsselt aufzubewahren.

Die Angebote sind bis zum (Er)Öffnungstermin unter Verschluss zu halten.

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(Er)Öffnung der Angebote

2.1

Teilnehmer am (Er)Öffnungstermin

In Ausschreibungsverfahren nach Abschnitt 1 der VOB/A (öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb) sind Bieter und / oder deren Bevollmächtigte zugelassen.

In allen anderen Vergabeverfahren findet der Öffnungstermin ohne Beteiligung von Bietern und / oder deren Bevollmächtigten statt.

2.2

Ablauf des (Er)Öffnungstermins

Der (Er)Öffnungstermin ist unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist, bei Ausschreibungen nach Abschnitt 1 der VOB/A pünktlich zu dem vorher festgelegten Termin, durchzuführen.

Es müssen stets zwei Vertreter der ausschreibenden Stelle anwesend sein. Beide Personen sollen weder an der Bearbeitung der Vergabeunterlagen noch an der Vergabe oder der Vertragsabwicklung beteiligt sein.

Der (Er)Öffnungstermin ist von einem Bediensteten der ausschreibenden Stelle (Verhandlungsleitung) zu leiten. Zur Unterstützung der Verhandlungsleitung ist eine Schriftführung hinzuzuziehen, die eine Niederschrift nach Formblatt 313 anzufertigen hat.

Die Verhandlungsleitung hat sich vor Öffnung des ersten Angebots zu vergewissern, ob alle auf die Ausschreibung hin eingegangenen schriftlichen Angebote ungeöffnet und alle elektronischen Angebote verschlüsselt vorliegen.

Verspätet eingegangene Angebote sind als solche zu bezeichnen. Ihr Inhalt ist auch bei Vergaben nach VOB/A Abschnitt 1 nicht zu verlesen. Die Umstände des verspäteten Eingangs sind im Formblatt 313 unter Abschnitt III zu vermerken.

Im (Er)Öffnungstermin sind die Angebote mit allen Anlagen auf geeignete Weise (z. B. durch Lochen oder bei elektronisch übermittelten Angeboten durch geeignete Verschlüsselungsverfahren) so zu kennzeichnen, dass nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen verhindert werden. Ein Angebot, das nachweislich vor Ablauf der Angebotsfrist dem Auftraggeber zugegangen war, aber aus vom Bieter nicht zu vertretenden Gründen der Verhandlungsleitung nicht vorgelegen hat, ist unmittelbar der Verhandlungsleitung und seiner Schriftführung vorzulegen. Diese haben festzustellen, ob der Umschlag des Angebots unversehrt bzw. das Angebot verschlüsselt ist. Die Umstände der nicht fristgerechten Vorlage sind im Formblatt 313 unter Abschnitt III aktenkundig zu vermerken.

2.2.1 

Im Formblatt 313 unter „Zusammenstellung der Angebote“ zu protokollierende Angaben

In der „Zusammenstellung der Angebote“ sind ausschließlich die dort aufgeführten Angaben festzuhalten:

Name und Anschrift der Bieter, Endbeträge der Angebote oder einzelner Lose, ggf. andere den Preis betreffende Angaben (Preisnachlässe ohne Bedingungen) sowie die Anzahl der Nebenangebote.

Werden von einem Bieter mehrere Hauptangebote eingereicht, sind diese jeweils in gleicher Weise zu protokollieren.

2.2.2

Im Eröffnungstermin bei Ausschreibungen nach VOB/A Abschnitt 1 zu verlesende Angaben

Bei Vergaben nach VOB/A Abschnitt 1 sind die unter Nr. 2.2.1 aufgeführten Angaben im Eröffnungstermin auch vorzulesen. Die zu verlesenden Angaben sind grundsätzlich dem Angebotsschreiben zu entnehmen. Der Angebotspreis für die Instandhaltung ist mit zu verlesen. Bei Zeitvertragsarbeiten nach § 4 Abs. 4 VOB/A Abschnitt 1 sind nur die Auf- bzw. Abgebote zu verlesen.

2.2.3

Im Eröffnungstermin nicht zuverlesende und auch sonst nicht bekanntzugebende Angaben

Feststellungen wie z. B. doppelte Seiten, fehlende Preise oder fehlende Unterschriften sind in der Dokumentation des Vergabeverfahrens aufzunehmen. Sie sind weder zu verlesen noch anderweitig bekannt zu geben und auch nicht in der Niederschrift zu vermerken.

2.3

Nachzutragende Angaben

Bei den nachzutragenden Angaben sind in der Spalte „Bemerkungen“ nur Angaben nachzutragen, die die protokollierten Angaben ergänzen.

3

Mitteilung an Bieter

Nur in Ausschreibungsverfahren für Bauleistungen (Öffentliche und beschränkte Ausschreibung mit / ohne Teilnahmewettbewerb, offene Verfahren, nicht offene Verfahren) ist das Ergebnis der Öffnung den Bietern mitzuteilen. Die Mitteilung erfolgt bei Vergabeverfahren nach Abschnitt 1 der VOB/A auf Antrag der Bieter, bei Verfahren nach den Abschnitten 2 und 3 der VOB/A unverzüglich nach Beendigung des Öffnungstermins an alle Bieter. Den Bieter ist (nur) die „Zusammenstellung der Angebote“ zuzusenden.

Angaben über

-

den Inhalt der Angebote und etwaiger Nebenangebote,

-

den Stand des Vergabeverfahrens,

-

die in die engere Wahl gezogenen Angebote und die hierfür maßgebenden Gründe

dürfen nicht mitgeteilt werden.

Mitteilungen an Dritte sind nicht zulässig.

4

Geheimhaltung und Verwahrung der Angebote nach der Eröffnung

Die Angebote mit allen Anlagen sind geheim zu halten; das gilt für alle Vergabeverfahren. Sie dürfen nur den unmittelbar mit der Bearbeitung beauftragten Personen zugänglich gemacht werden. Dies gilt auch, wenn freiberuflich Tätige an der Prüfung und Wertung beteiligt sind.