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Verwahrung der Angebote bis zur Eröffnung

Alle schriftlich zugegangenen Angebote sind auf dem Umschlag mit Datum und Uhrzeit des Eingangs zu kennzeichnen und unmittelbar, unverzüglich und ungeöffnet dem für die Verwahrung zuständigen Bediensteten, der an der Vergabe nicht beteiligt sein darf, zuzuleiten.

In Ausschreibungsverfahren für Bauleistungen sind die Angebote bis zum Eröffnungstermin in Ausschreibungsverfahren für Lieferungen und sonstige Leistungen bis zur Öffnung unter Verschluss zu halten.

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Eröffnung der Angebote

2.1

Eröffnungstermin bei Ausschreibungen nach VOB/A

Der Eröffnungstermin ist von einem Bediensteten der ausschreibenden Stelle (Verhandlungsleiter) zu leiten.

Zur Unterstützung der Verhandlungsleitung ist eine Schriftführung zuzuziehen, der eine Niederschrift nach Formblatt Niederschrift über die Öffnung der Angebote 313 anzufertigen hat. Beide sollen an der Bearbeitung der Vergabeunterlagen, Vergabe und Vertragsabwicklung nicht beteiligt sein.

Der Eröffnungstermin ist pünktlich wahrzunehmen.

Die Verhandlungsleitung hat sich vor Öffnung des ersten Angebots zu vergewissern, ob alle auf die Ausschreibung hin eingegangenen Angebote ungeöffnet vorliegen.

Wenn digitale Angebote zugelassen sind, ist zu prüfen, ob die Angebote verschlüsselt und mit digitaler Unterschrift (Signatur) versehen sind.

Zu nicht zuzulassenden Angeboten siehe Richtlinien zu 311-312 Nr. 1.2.

Verspätet eingegangene Angebote sind als solche zu bezeichnen. Ihr Inhalt ist nicht zu verlesen. Die Umstände des verspäteten Eingangs sind im Formblatt Niederschrift über die Öffnung der Angebote 313 Abschnitt III zu vermerken.

Im Eröffnungstermin sind die Angebote mit allen Anlagen auf geeignete Weise (z. B. durch Lochen oder bei digital übermittelten Angeboten durch geeignete Verschlüsselungsverfahren) so zu kennzeichnen, dass nachträgliche Änderungen und Ergänzungen verhindert werden. Ein Angebot, das nachweislich vor Ablauf der Angebotsfrist dem Auftraggeber zugegangen war, aber bei Öffnung des ersten Angebots aus vom Bieter nicht zu vertretenden Gründen der Verhandlungsleitung nicht vorgelegen hat, ist unmittelbar der Verhandlungsleitung und seiner Schriftführung vorzulegen. Diese haben festzustellen, ob der Umschlag des Angebots unversehrt ist. Die Umstände der nicht fristgerechten Vorlage sind im Formblatt Niederschrift über die Öffnung der Angebote 313 Abschnitt III aktenkundig zu vermerken.

2.2

Im Eröffnungstermin zu verlesende Angaben

Zu verlesen und zu protokollieren sind ausschließlich:

Name und Anschrift der Bieter, Endbeträge der Angebote bzw. der Lose, ggf. andere den Preis betreffende Angaben (Preisnachlässe ohne Bedingungen) sowie die Anzahl der Nebenangebote.

Die im Eröffnungstermin zu verlesenden Angaben sind grundsätzlich dem Angebotsschreiben zu entnehmen. Der Angebotspreis für die Instandhaltung ist mit zu verlesen.

Bei Zeitvertragsarbeiten nach § 4 Abs. 4 VOB/A sind nur die Auf- bzw. Abgebote zu verlesen.

2.3

Im Eröffnungstermin nicht zu verlesende Angaben

Feststellungen wie z. B. doppelte Seiten, fehlende Preise oder fehlende Unterschrift sind nicht bekannt zu geben und nicht in der Niederschrift zu vermerken. Solche Sachverhalte sind in die Dokumentation des Vergabeverfahrens aufzunehmen.

2.4

Nachzutragende Angaben

Unter Bemerkungen dürfen nur Angaben nachgetragen werden, die die verlesenen und protokollierten Angaben ergänzen, z. B. zur Anzahl von Nebenangeboten.

2.5

Öffnung der Angebote bei Freihändigen Vergaben, Verhandlungsverfahren und Wettbewerblichen Dialogen nach VOB/A sowie bei Vergabeverfahren nach VOL/A

Bei Freihändigen Vergaben, Verhandlungsverfahren und Wettbewerblichen Dialogen nach VOB/A sowie bei Vergabeverfahren nach VOL/A sind zur Öffnung der Angebote keine Bieter zugelassen. An sie oder Dritte sind bis zum Abschluss des Verfahrens keine Mitteilungen zulässig.

Bei der Verhandlung zur Öffnung der Angebote müssen stets zwei Vertreter der ausschreibenden Stelle anwesend sein. Beide sollen an der Bearbeitung der Vergabeunterlagen, Vergabe und Vertragsabwicklung nicht beteiligt sein.

Die Niederschrift ist nach Formblatt Niederschrift über die Öffnung der Angebote 313 anzufertigen.

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Geheimhaltung und Verwahrung der Angebote nach der Eröffnung

Die Angebote mit allen Anlagen sind geheim zu halten; das gilt für alle Vergabeverfahren. Sie dürfen nur den unmittelbar mit der Bearbeitung beauftragten Personen zugänglich gemacht werden. Dies gilt auch, wenn freiberuflich Tätige an der Prüfung und Wertung beteiligt sind.

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Mitteilung an Bieter

Nur in Ausschreibungsverfahren für Bauleistungen ist das Ergebnis der Eröffnung den Bietern auf Verlangen mitzuteilen. Diese Mitteilung an die Bieter hat schriftlich zu erfolgen. Dabei ist sicherzustellen, dass andere als die in § 14 Abs. 7 VOB/A aufgeführten Angaben den Bietern auf keinen Fall gemacht werden, so insbesondere nicht über

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den Inhalt der Angebote und etwaiger Nebenangebote,

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den Stand des Vergabeverfahrens,

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die in die engere Wahl gezogenen Angebote und die hierfür maßgebenden Gründe.

Mitteilungen an Dritte sind nicht zulässig.