K 10 Behandlung und Aufbewahrung von Unterlagen

Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes

Unterlagen im Sinne dieses Abschnitts sind Akten, Schriftstücke, Karteien, Karten, Pläne, Bild- und Filmmaterialien sowie sonstige Informationsträger im Original, einschließlich Mikrofilme und digitalisierte Unterlagen*), die Originale ersetzen.

Die Unterlagen sind gegen Beschädigung, Abhandenkommen und gegen Einsicht durch Unbefugte geschützt aufzubewahren. Die bundes- und landesrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen bleiben unberührt (z. B. Bundesarchivgesetz). Zur Sicherung digitaler Datenbestände sind geeignete technische Maßnahmen vorzusehen.

In besonderen Fällen sind zusätzlich Zweitschriften zu fertigen.

Für nachstehend aufgeführten Unterlagen gelten folgende Aufbewahrungsfristen und -stellen:

Bezeichnung der Unterlagen		Aufbewahrungsfrist	Aufbewahrungsstelle
1		2	3
0	Allgemeiner Schriftverkehr zur Baumaßnahme zwischen FfE und OTI sowie ähnliches Schriftgut	5 Jahre nach dem Abschluss der Prüfung durch den BRH bzw. 7 Jahre nach Rechnungslegung gemäß J 3	Fachaufsicht führende Ebene
1	Baurechnungen

1.1	Rechnungslegungsunterlagen über Große Neu-, Um- und Erweiterungsbauten gemäß J 2	5 Jahre nach dem Abschluss der Prüfung durch den BRH bzw. 7 Jahre nach Rechnungslegung gemäß J 3	Baudurchführende Ebene
1.2	Rechnungslegungsunterlagen über Kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten gemäß J 2	5 Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem Rechnung gemäß J 3 gelegt worden ist	wie vor
1.3	Rechnungslegungsunterlagen über Bauunterhaltungsarbeiten		wie vor
1.4	Vergabeunterlagen Die unberücksichtigt gebliebenen Angebote der drei mindestfordernden Bieter; einschließlich der hierzu gehörenden Unterlagen. Soweit der Auftrag nicht dem mindestfordernden Bieter erteilt worden ist, sind alle preisgünstigeren Angebote aufzubewahren.	entsprechend der in den Nrn. 1.1 - 1.3 genannten Fristen	wie vor
2	Unterlagen für die Grundstücksakte hierzu gehören alle Unterlagen, die bei der Übergabe eines Bauwerks nach Abschnitt H der zuständigen Verwaltungsdienststelle zu übergeben sind.	3 Jahre nach Veräußerung der Liegenschaft bzw. Beseitigung des Bauwerks	Zuständige Verwaltungsdienststelle
3	Sonstige Unterlagen
3.1	Pläne, die der Bauausführung entsprechen	3 Jahre nach Veräußerung der Liegenschaft bzw. Beseitigung des Bauwerks	Baudurchführende Ebene
3.2	Flächenberechnungen, die der Bauausführung entsprechen	wie vor	wie vor
3.3	die genehmigte Entscheidungsunterlage - Bau -, einschließlich der Entwurfsunterlage -Bau -	wie vor	wie vor
3.4	Wichtige Unterlagen zur fachlichen und rechtlichen Beurteilung des Baugeschehens (z. B. gerichtliche Entscheidungen, Vergleiche, Gutachten, Verfügungen, Berichte, Bautagebuch, Zweitschriften von Mengen-, Wärmebedarfs-, Festigkeitsberechnungen mit Anlagen, abfallrechtliche Nachweise u. dgl.).	wie vor	wie vor

3.5	Unterlagen über die öffentlich-rechtliche Behandlung gemäß K 14	wie vor	wie vor
3.6	Zweitschriften der Verträge mit freiberuflich Tätigen	wie vor	wie vor
3.7	die Haushaltsüberwachungslisten - Bau -	wie vor	wie vor

*)	Das Ersetzen von Papierunterlagen durch digitalisierte Unterlagen ist insbesondere im �Bundessarchivgesetz�, im �Verwaltungsverfahrensgesetz� sowie in der �Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in den Bundesministerien� geregelt.