Hinweis:

Dieser Artikel tritt erst nach Abschluss der Erprobungsphase des neuen Verfahrens zur Bewirtschaftung der Mittel in Kraft. Bis dahin gilt das bisherige Verfahren weiter (siehe RiABG zu Artikel 25 - bisherige Fassung).

25.1

Artikel 25.1 ABG 1975 geht von dem Bestreben aus, die den deutschen Behörden zugehenden Rechnungen mit den von den britischen Streitkräften zur Verfügung gestellten Kassenmitteln möglichst so zu bezahlen, dass hierdurch nicht nur die Berechnung von Verzugszinsen vermieden wird, sondern auch mögliche Skonti genutzt werden können.

RiABG 25.2

25.2

Zur Erfüllung der Zahlungsverpflichtungen gegenüber den Auftragnehmern und um sicherzustellen, dass die von den britischen Streitkräften angeforderten Kassenmittel den tatsächlich ausgeführten Leistungen entsprechen, wird ein Verfahren für die Abschlags- und Schlusszahlungen angewandt.

25.2.1 

Die Bauämter fordern nach Erhalt und Prüfung der Rechnung mittels Formblatt ABG 8 unter Beachtung der Fristen nach 25.3.4 die erforderlichen Kassenmittel (inklusive der Verwaltungskostenentschädigung - VKE) bei der zuständigen Dienststelle der britischen Streitkräfte an.

25.2.2

Die britischen Streitkräfte überweisen die angeforderten Kassenmittel auf die von den deutschen Behörden angegebenen Konten. Gleichzeitig benachrichtigen die britischen Streitkräfte mittels Formblatt ABG 8 unter Beachtung der Fristen nach 25.3.4 auf elektronischem Weg das zuständige Bauamt. Bei der Schlusszahlung übermitteln die britischen Streitkräfte zusätzlich das Formblatt ABG 8 in schriftlicher Form an das zuständige Bauamt.

RiABG 25.3

25.3

Die Zahlung der Rechnungen wird jeweils nach einem von beiden Seiten endgültig vereinbarten Ablaufschema geregelt.

25.3.1

Aufgaben des Bauamtes bei Abschlagsrechnungen:

-

Für jede Abschlagsrechnung wird unmittelbar nach sachlicher und rechnerischer Prüfung ein Formblatt ABG 8 gefertigt und ohne den begründenden Unterlagen elektronisch an das „DE HQ Budget Office“ übermittelt.

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Das Bauamt erhält eine elektronische Benachrichtigung mittels Formblatt ABG 8 mit dem Freigabevermerk durch die britischen Streitkräfte, dass die Kassenmittel auf die Konten angewiesen wurden.

-

Die erste Ausfertigung der Rechnung verbleibt mit den begründenden Unterlagen und der entsprechenden Zahlungsbestätigung beim Bauamt.

25.3.2

Aufgaben des Bauamtes bei Schlussrechnungen:

-

Die zweite Ausfertigung der Schlussrechnung wird unmittelbar nach sachlicher und rechnerischer Prüfung mit den begründenden Unterlagen (in Kopie) und dem Formblatt ABG 8 (2-fach) in schriftlicher Form an das „DE HQ Budget Office“ gesendet. Das Formblatt ABG 8 wird zusätzlich elektronisch an die britischen Streitkräfte übermittelt.

-

Das Bauamt erhält eine elektronische Benachrichtigung mittels Formblatt ABG 8 mit dem Freigabevermerk durch die britischen Streitkräfte, dass die Kassenmittel auf die Konten angewiesen wurden. Die britischen Streitkräfte senden das Formblatt ABG 8 (1-fach) zusätzlich in schriftlicher Form an das Bauamt zurück.

-

Die erste Ausfertigung der Rechnung (mit den begründenden Unterlagen im Original) verbleibt mit der entsprechenden Zahlungsbestätigung beim Bauamt.

25.3.3

Die sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung der deutschen Behörden und die administrative Überprüfung von Rechnungsunterlagen durch die zuständige Dienst­stelle der britischen Streitkräfte unterliegen gemeinsam vereinbarten Fristen:

25.3.3.1 

Bei Abschlagszahlungen kommen dem Bauamt zur Rechnungsprüfung bis zu 18 Werktage und den britischen Streitkräften zur administrativen Überprüfung sowie zur Bereitstellung der Kassenmittel bis zu 8 Werktage zu. Danach ist innerhalb von 4 Werktagen der Rechnungsbetrag auf das Auftragnehmerkonto zu überweisen.

25.3.3.2

Bei Schlusszahlungen kommen dem Bauamt zur Rechnungsprüfung bis zu 36 Werktage und den britischen Streitkräften zur technischen und administrativen Überprüfung sowie zur Bereitstellung der Kassenmittel bis zu 30 Werktage zu. Danach ist innerhalb von 6 Werktagen der Rechnungsbetrag auf das Auftragnehmerkonto zu überweisen.

Rückfragen beider Seiten werden in der Regel unverzüglich innerhalb der ersten 18 Werktage der den britischen Streitkräften zur Verfügung stehenden Bearbeitungszeit geklärt (Dialogverfahren).

25.3.3.3

Maßgebend für die Zeiten sind der Eingang der Rechnungsunterlagen beim Bauamt, bei den britischen Streitkräften und der Eingang der Kassenmittel bei der zuständigen Bank. Alle im Zahlungsverfahren beteiligten Stellen sind verpflichtet, die im Zahlungsverfahren notwendigen Schritte unverzüglich und kurzfristig vorzunehmen und die insgesamt mit dem Auftragnehmer vereinbarten Fristen nach 25.3.4 einzuhalten.

RiABG 25.3.4

25.3.4

Die Baumaßnahmen der britischen Streitkräfte werden ausschließlich aus deren Heimatmittel finanziert. Deshalb gelten bei Bauleistungen für die britischen Streitkräfte besondere Zahlungsfristen:

-

für Abschlagszahlungen insgesamt bis zu 30 Werktage

und

-

für Schlusszahlungen insgesamt bis zu 72 Werktage.

25.4

Gültige Rechnungen über fertiggestellte Teile von Baumaßnahmen im Sinne des Artikels 25.2 ABG 1975 sind alle Rechnungen (Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen), für die ein Zahlungsanspruch des Auftragnehmers durch das Bauamt geprüft und festgestellt worden ist.

25.5

Der in Artikel 25.3 und 25.4 ABG 1975 enthaltene Begriff „Abrechnung“ ist nicht identisch mit dem im deutschen Haushaltsrecht verwendeten Begriff „Rechnungslegung“.

Zur detaillierten Abrechnung gehören Schriftstücke, die für mehrere Kassenanordnungen die Grundlage bilden, wie Verdingungsniederschriften, Verträge, Angebote, Auftragsschreiben (Abschrift), Auftragsbestätigungen, Abnahmebescheinigungen, Massenberechnungen, Abrechnungsskizzen, Tagelohnzettel, Nachtragsvereinbarungen usw.

Eine Ausfertigung dieser Unterlagen wie auch der bezahlten Rechnungen mit den entsprechenden Zahlungsbestätigungen verbleibt bei der zuständigen deutschen Behörde, z. B. Bauamt und ist entsprechend den Bestimmungen der RBBau aufzubewahren.

Nach Ende der Baumaßnahme führt das Bauamt die Rechnungslegung nach den Bestimmungen der RBBau durch.

25.6

Die Prüfung durch den Bundesrechnungshof dient der Feststellung, ob die deutschen Behörden die nach den ABG 1975 zu erledigenden Aufgaben ordnungsgemäß wahrgenommen haben und die in Auftrag gegebenen Bauleistungen vertragsgemäß durchgeführt und abgerechnet worden sind. Der Bundesrechnungshof wird hierbei im Bedarfsfall die zuständigen Prüfungsämter des Bundes mit heranziehen.

Über die Prüfungsergebnisse des Bundesrechnungshofes werden die britischen Streitkräfte auf Wunsch von der jeweils zuständigen obersten technischen Instanz des Bundes unterrichtet.